Általános ismertetés

Kibővített Iratkezelési Megoldás:

• hatályos jogszabályoknak megfelelő rendszer
• elektronikus ügyintézés és dokumentumkezelést támogatja, digitális aláírással és hitelesítéssel
• gyors, mert akár 1-2 hónapos használat után az iratkezelésre fordított idő az 1/4-re, 1/5-re csökkenthető
• hatékony, mert minden adatot csak egyszer, és egy helyre kell felvinni, az előadói ív, előadói munkanapló, tárgymutató, névmutató nyomtatható.
• naprakész, mert az információk azonnal lekérhetők
• felhasználóbarát, mert könnyű kezelhetősége miatt nem szükségesek informatikai ismeretek a használatához
• egyszerű, mert egy központi szerverről fut, nem kell telepíteni az intézmény összes számítógépére (böngészőalapú megoldás)
• rugalmas, mert saját felhasználó-kezeléséből következően, akár egy munkaállomásról több felhasználó is csatlakozhat
• biztonságos, mert az adatok csak a kiszolgáló számítógépen tárolódnak
• adott szervezet igényinek megfelelő szerepkörök könnyedén kialakíthatóak a kétdimenziós felhasználó és jogosultságkezeléssel

Iratkezelési folyamatok a Register 3 rendszerben

Érkeztetés

A Register 3 Iktató, Ügyiratkezelő rendszer egyaránt képes a hagyományos papíralapú küldemények érkeztetésére, az e-mailben küldött elektronikus dokumentumok érkeztetésére is, valamint a dokumentum faxszerverről való fogadására. Elektronikus dokumentumok esetében az elektronikus aláírás ellenőrzése és a válaszüzenet küldése automatikusan megtörténik. Az automatikus válaszüzentben az érkeztetőszám is megjelenik. Az érkeztetés során az esetleges bontással kapcsolatos információk is kezelhetőek. Gyors keresési lehetőség a nyomtatható érkeztetőkönyvben.

Iktatás

Korlátlan számú iktatókönyv kezelésével a Register 3 Iktató, Ügyiratkezelő rendszer támogatja a szervezeti egységenkénti iktatást. Az egyes iktatókönyveket csak a megfelelő jogosultságú felhasználók érhetik el. Egy iktatókönyvön belül egy főszámhoz korlátlan számú alszám rendelhető. Könnyen kezelhető iktatási felület, a rögzített adatok kiválasztását segítő segédikonokkal (felvitt adatok kiválasztása, keresése). Fájl csatolási lehetőség minden irathoz, hitelesítési lehetőséggel(digitális irattár). Csatolt elektronikus dokumentumok hitelességének ellenőrzése. Irattározás támogatása, segítése az irattári tétel alapján a megfelelő dátum felajánlásával, átadókönyv készítéssel és nyomtatással. Selejtezés, levéltárazás elvégzésének támogatása, ellenőrzötteljárásokkal, visszakereshető Megváltozhatatlan eseménynapló kezelése, minden műveletről, változtatásról. Szükséges nyomtatványok előállítása, egy gombnyomásra: előadói ív, hatósági statisztika, név- és tárgymutató, iktatókönyv, irattári terv. Hatósági statisztika elkészítése a rögzített adatok alapján. Irattári terv kialakításának támogatása a tételek és csoportok kezelésével.

Ügyintézés

Hiteles másolatok készítésének támogatása, az ide vonatkozó jogszabályoknak megfelelően. Papíralapú, vegyes és elektronikus dokumentumok expediálása, kiadmányozása. Postakönyv készítése, és nyomtatása. Ügyiratok, iratok kölcsönzésének kezelése, a kölcsönzési határidők nyilvántartásával. Az ügyiratok, iratok kikérésének kezelése, jegyzék készítésével, szervezeti egységenként, dokumentáltan. Ügyiratok, iratok nyomonkövetése, állapot figyeléssel. Visszakereshetőség biztosítása általános és célirányos kereső funkciók biztosításával, a csatolt állományokban is, könnyen kezelhető, nyomtatható találati listákkal.

Elektronikus aláíráskezelés

A Register 3 Iktató, Ügyiratkezelő rendszer támogatja az elektronikus ügyintézést, ebből kifolyólag kezeli az elektronikus aláírásokat is. Az elektronikus aláírás készítéshez, és ellenőrzéshez a Microsec által fejlesztett, a rendszerbe integrált e-Szignó 3.1 programot használja. A MICROSEC e-Szignó 3.1 elektronikus aláíró program segítséget nyújt a biztonságos elektronikus ügyintézéshez. Az e-Szignó 3.1 segítségével a Register 3 rendszerben az elektronikus dokumentumokat digitálisan alá lehet írni, és azokat elektronikus aktákba lehet rendezni.

• aláírás, időbélyegzés és ellenjegyzés készítés
• elektronikus tértivevény készítés és ellenőrzés
• többszintű aláírás ellenőrzés
• az elektronikus dokumentumok aktákba szervezhetők
• a dokumentumok formátumának ellenőrzése
• Beadványsémák támogatása (pl. e-cégeljárás)
• Teljes mértékű megfelelés az ETSI TS 101 903 XML Advanced

Electronic Signature (XAdES) szabványnak.

Tartalomkezelés Register 3 - Content Manager

Központi tartalomtár:

• minden tartalomfajta egy helyen
• egységes elérés
• dokumentumok csak egy példányban
• Verziókezelés
• Párhuzamos módosítás kivédése

Integrációs lehetőségek:

• Nyílt szabványok támogatása
• Moduláris felépítés, de egységes, nyílt architektúra
• Kész integráció elterjedt rendszerekkel: TSM, WebSphere Portal, SAP, MQ Workflow, Process Server, Lotus/Domino, MS Exchange, MS Office,...
• Java, C++, COM API, WebServices támogatás
• SOA integráció lehetősége

Workflow

• Menedzseli a rendszereket, vagy rendszereket és embereket érintő munkafolyamatokat és folyamatokat.
• Csökkenti a kézzel elvégzendő feladatok mennyiségét és így a ciklusidőt
• Kiemelkedő teljesítményt és méretezhetőséget biztosít

Ügyfélkapu

• elektronikus űrlapok tervezése
• elektronikus űrlapok kitöltése
• portál integrációs lehetőség szabványos xml sémák használatával